Kokousmateriaalit: https://drive.google.com/drive/folders/1dRQEspcyuURCmPDcz7sAXTYspMuyKe45?usp=sharing 

Kokouksessa on vielä tarjolla runsaasti vapaita virkoja ensi vuodelle, ja niitä voi tuttuun tapaan hakea ennakkoon lähettämällä sähköpostia sihteerille (sihteeri(at)hamalais-osakunta.fi) tai täyttämällä lomakkeen: https://forms.gle/qorxcVLBfky5qucq8

Zoom-linkki: https://helsinki.zoom.us/j/64608638672?pwd=WEZxeUlIYkdkZHNaSmZtcWtOL0lKUT09

Meeting ID: 646 0863 8672
Passcode: 995218

Join by SIP
64608638672@109.105.112.236
64608638672@109.105.112.235

Join by H.323
109.105.112.236
109.105.112.235
Meeting ID: 646 0863 8672
Passcode: 995218

 

ESITYSLISTA HÄMÄLÄIS-OSAKUNNAN JOULUKUUN 2020 VARSINAISEEN KOKOUKSEEN

Aika: 8.12.2020 klo 18.00

Paikka: Zoom-etäyhteys / Hämäläis-Osakunnan 2. krs, Osakuntabaari 

Muuttuvasta COVID19-pandemiatilanteesta johtuen osakunta kehottaa kaikkia osakuntalaisia osallistumaan kokoukseen etänä niin, että osakunnalla kokoukseen osallistuvat tarvittaessa vain kuraattori, sihteeri ja inspehtori, sekä tarvittaessa ääntenlaskijat ja pöytäkirjantarkastajat.

Kokousmateriaalit löytyvät myös oheisesta Google Drive -kansiosta: https://drive.google.com/drive/folders/1dRQEspcyuURCmPDcz7sAXTYspMuyKe45?usp=sharing

Esityslista:

1. Kokouksen avaaminen
2. Kokouksen päätösvaltaisuus
3. Etäkokouskäytäntöjen hyväksyminen
4. Työjärjestys
5. Kokousvirkailijoiden valinta
6. Ilmoitusasiat
7. Vuoden 2021 virkailijoiden valinta

1. 1. Juhla- ja ohjelmavaliokunnan puheenjohtajan valinta
   2. Ohjelmasihteerin valinta
   3. Apuemäntien (4) valinta
   4. Apuisäntien (5) valinta
   5. Juhlamestarien (2) valinta
   6. Lipunkantajien (6) valinta
   7. Maakuntavastaavan valinta
   8. Liikuntasihteerin valinta
   9. Tiedottajan valinta
   10. Tiedotussihteerin valinta
   11. Historioitsijan valinta
   12. Hälläpyörän päätoimittajan valinta
   13. Toimittajien (7) valinta
   14. Valokuvaajien (2) valinta
   15. Webmasterin valinta
   16. Yleisvaliokunnan sihteerin valinta

8. Yhden varsinaisen ja yhden varajäsenen valinta Hämäläisten ylioppilassäätiön valtuuskuntaan
9. Suosituksen antaminen Osakuntalaisen Unionin jäsenen valinnasta seuraavaksi vuodeksi
10. Päävastuullisen toiminnantarkastajan ja kahden toiminnantarkastajan valinta vuodelle 2021
11. Osakunnan vuoden 2021 talousarvion hyväksyminen
12. Osakunnan sääntömuutosten 1. käsittely

Taustaa: Osakunnan sääntömuutokset hyväksyttiin toisen kerran osakunnan marraskuun varsinaisessa kokouksessa 17.11.2020. Kun säännöt olivat matkalla yliopiston rehtorille vahvistettavaksi, yliopiston juristi huomasi, että vuonna 2018 hyväksytyissä säännöissä on ristiriita suhteessa yliopistolakiin. Kuraattori esittelee asian tarkemmin kokouksessa ja esittää sääntömuutosten uudelleenkäsittelyä. Muutokset ovat yliopiston juristin ehdottamia ja vahvistamia, ja koskevat pykäliä 39, 56, 82 ja 85.

Osakunnan sääntöjen muuttamisesta äänestetään kahdessa peräkkäisessä osakunnan kokouksessa.

13. Osakunnan etäkokousohjesäännön antamisen 1. käsittely
14. Osakunnan stipendiohjesäännön muuttamisen 1. käsittely
15. Muut esille tulevat asiat
16. Seuraava kokous
17. Kokouksen päättäminen

 

Ohjeita etäosallistumiseen ja ehdotetut etäkokouskäytänteet:

Etäosallistumiseen käytetään Zoom-sovellusta. Linkki Zoom-kokoukseen löytyy osakunnan nettisivujen tapahtumakalenterista (linkki yllä).

Kokouksen alussa kaikki etäyhteydellä osallistuvat tunnistetaan videoyhteyden välityksellä: varaa tätä varten varmuuden vuoksi kuvallinen opiskelijakortti tai muu henkilötodistus. Tarvittaessa osallistujien todentamiseen voidaan käyttää jäsenrekisteriä. Kaikkien osallistujien tulee osallistua kokoukseen Zoom-yhteyden välityksellä.

Tullessasi kokoukseen ilmoitathan Zoomin chat-työkalulla kokousvirkailijoille nimesi ja jäsenyystasosi (jäsen, ulkojäsen, entinen jäsen, ei-jäsen).

Äänestykset:
Äänestyksissä käytetään oletusarvoisesti Zoom Anonymous Polling -työkalua. Kaikki osallistujat äänestävät samalla tavalla. Äänestyksen ajaksi ei-äänioikeudellisille osallistujille annetaan co-host-oikeudet, heidät siirretään Breakout-tiloihin tai heidät poistetaan kokouksesta, jotta vain äänioikeudelliset osallistujat voivat äänestää. Tarvittaessa ennen äänestyksiä suoritetaan nimenhuuto, jotta varmistutaan äänivaltaisten kokoustajien määrästä.

Äänestysjärjestely käydään kokouksen alussa tarkemmin läpi harjoitusäänestyksen kera.

Tarvittaessa tai kokouksen niin pyytäessä käytetään sähköpostitse toteutettua suljettua lippuäänestystä. Tällaisessa tilanteessa käytetään Belenios-järjestelmää (https://www.belenios.org/). 

Jos sinulla on mitään kysyttävää näistä ennen kokousta, ota yhteyttä kuraattori Topias Toloseen q@hamalais-osakunta.fi. Nämä käytänteet ehdotetaan hyväksyttäviksi kokouksen alussa.