Kriisiviestintä

HÄMÄLÄIS-OSAKUNNAN KRIISIVIESTINTÄOHJE

YLEISTÄ

Tämä ohje on tarkoitettu Hämäläis-Osakunnan käyttöön. Osakunnalla voi tapahtua monenlaisia tilanteita, jotka voidaan luokitella kriiseiksi. Kriisit ovat yleensä negatiivisia ja vaikeasti ennakoitavia tilanteita, joihin osakunnan tulee reagoida nopeasti ja avoimesti. Tapahtumissa voi sattua huumaustilanteita, taloudelliset väärinkäytökset ovat mahdollisia, talossa voi tapahtua tulipalo ja vapaaehtoisten joukossa voi tapahtua onnettomuuksia tai kuolemantapauksia. Tämän ohjeistuksen on tarkoitus antaa eväitä erilaisiin tilanteisiin reagoimiseen viestinnän näkökulmasta.

Kriisiviestinnän tarkoitus on ehkäistä tilanteen paheneminen, osoittaa, että osakunta on tilanteen tasalla ja tekee kaikkensa korjatakseen asian sekä ottaa vastuun tapahtuneesta tai vähintään omasta roolistaan vahinkojen korjaajana. Kriisiviestintäsuunnitelman tarkoituksena on mahdollistaa tehokas ja hyvä viestintä ikävässä tilanteessa.

Tässä kriisiviestintäsuunnitelmassa käydään läpi kriisiviestinnän periaatteita, toimintaa kriisitilanteessa ja työjärjestystä. Lisäksi suunnitelmasta löytyy ohjeet kriisitilanteen jälkihoitoon. Tämän asiakirjan lopussa on liitteenä HYY:n tiedotepohja, jota voi käyttää muokattuna kun on tarve tiedottaa osakunnalla tapahtuneesta kriisistä.

Tämä suunnitelma käydään läpi vuosittain kuraattorin, hallituksen ja päävirkailijoiden toimesta ja he päivittävät asiakirjaa tarvittaessa. Yhteystiedot tarkistetaan vuosittain. Lisäksi suunnitelma käydään läpi kriisitilanteiden jälkeen tarkastaen suunnitelman toimivuus ja mahdolliset päivitystarpeet.

Tätä ohjetta säilytetään sähköisesti kuraattorin ja päävirkailijoiden Google Drivessa ja fyysisesti siitä on kopiot osakunnan toimistossa. Yleisohjeistus kriisiviestintään jaetaan lisäksi virkailijoille.

YLEISOHJEISTUS KRIISIVIESTINTÄÄN

Äkillisissä kriisitilanteissa, kuten tulipalon sattuessa, tapahtumassa paikalla olevia ihmisiä ohjeistavat tapahtuman järjestäjät. Lisäksi tapahtumajärjestäjä kertoo, että Osakunta tiedottaa tilanteesta tarkemmin myöhemmin nettisivuillaan, sähköpostilistalla ja Facebookissa – näiden tiedotteiden laatimisesta vastaa kuraattori. Ennen virallisen tiedotteen ilmestymistä tapahtumajärjestäjät kertovat vain välttämättömimmän tiedon tilanteesta tapahtumapaikalla oleville.

Ulkoisesta, osakunnan virallisesta viestinnästä sekä median yhteydenottoihin vastaamisesta ja sidosryhmille tiedottamisesta vastaa kriisitilanteissa kuraattori. Tämän takia kriiseistä, tapahtuneista uhkaavista tilanteista ja sattuneista vahingoista on aina informoitava kuraattoria pikimmiten. Muut virkailijat eivät tällaisissa tilanteissa missään tapauksessa vastaa Osakunnan nimissä, ellei näin ole erikseen sovittu.

Mahdollisista poliisitutkintaan liittyvistä asioista tiedottavat vain viranomaiset.

Jos et ole varma onko käsillä oleva tilanne tai tapahtuma kriisi, soita aina kuraattorille ja kerro tilanteesta. Kuraattori arvioi tilanteen vakavuuden viime kädessä. Jos kuraattori ei ole tavoitettavissa, kuraattorin sijaisena kriisiviestintäasioissa toimii toiminnanohjaaja, ks. kriisiviestinnän marssijärjestys alla.

Kriisiviestinnän marssijärjestys:
Kuraattori
Toiminnanohjaaja
Sihteeri
Taloudenhoitaja
Hallituksen varapuheenjohtaja
Hallituksen muut jäsenet
Isäntä
Emäntä

Mikäli kuraattori on estynyt, ohjataan kriisiviestintää marssijärjestyksen mukaisesti tai kuraattorin erikseen nimeämän kriisiviestintähenkilön ohjeiden mukaisesti.

KUN KRIISI YLLÄTTÄÄ

Huolehdi ensin tarvittavista pelastustoimista (ambulanssi, palokunta, poliisi) mikäli sellaiselle on tarvetta. Jos tilanteeseen liittyy rikosepäily, viranomaiseen on aina oltava yhteydessä. Noudata hätäkeskuksen antamia ohjeita. Aloita kriisiviestintä vasta, kun välitön hätä on ohi. Älä kuitenkaan kommentoi mitään asiaa medialle vielä tässä vaiheessa.
Soita välittömästi kuraattorille ja kerro seuraavat tiedot: mitä, missä ja milloin tapahtui? Kuka/ketkä olivat osallisena, miksi näin on tapahtunut ja mitä seurauksia/toimenpiteitä asiasta on tapahtunut? Jos tilanne on edelleen käynnissä, ilmoita kuraattorille myös paikalla olevien vastuuhenkilöiden (esim. päävirkailijat) yhteystiedot.
Ohjaa mahdolliset tiedustelut ja kysymykset suoraan kuraattorille, hän hoitaa kaiken tiedottamisen ulospäin. Kuraattori huolehtii tästä hetkestä eteenpäin kaikesta yhteydenpidosta viranomaisten kanssa, ellei kuraattori ole itse antanut muita ohjeita.

TARKEMPI OHJEISTUS OSAKUNNAN KRIISIVIESTINTÄÄN

KRIISIVIESTINNÄN PERIAATTEET

Kriisitilanteesta viestinnän hallinta ja aloite on pidettävä omissa käsissä: tapahtumista tullaan julki mahdollisimman nopeasti, mieluiten ennen muita.
Mikäli tilanteeseen liittyy rikosepäily, viranomaiseen on oltava ensimmäisenä yhteydessä.
Kriisiviestinnästä vastuussa olevat henkilöt kokoontuvat heti yhteen ja selvittävät, mitä on tapahtunut ja pohtivat tiedotustarpeita. Mikäli on tarpeellista tehdä tiedote, se tehdään viipymättä.
Kaikissa käytössä olevissa viestintäkanavissa kerrotaan kaikki varma tieto, mitä tapahtuneesta on mitään spekuloimatta tai salailematta tai mistään valehtelematta
Tiedotteessa/muussa julkisessa viestinnässä ei syytellä ketään, pahoitellaan tilannetta ja toivon mukaan kerrotaan myös miten tilanne pyritään estämään jatkossa.
Viestiä voi vähän kerrallaan, kaiken tiedon ei siis tarvitse olla ensimmäisessä tiedotteessa.
Asianomaisten ihmisten yksityisyys on taattava ja tiedottaminen on tehtävä yhteistyössä heidän kanssaan. Vain asianomaisella on oikeus päättää yksityisyytensä rajoista.
Vakavissa henkilövahingoissa yhteyttä otetaan ensimmäisenä omaisiin ennen kuin asiaa kommentoidaan julkisesti. Omaisiin ottaa yhteyttä vain ja ainoastaan viranomaiset!
Media on pidettävä ajan tasalla. Osakunnan on oltava median ensisijainen tiedonlähde yhdessä viranomaisten kanssa.
Sosiaalista mediaa seurataan. Käytävää keskustelua kommentoidaan toistamalla tiedotteen virallista tietoa. Sosiaalisessa mediassa ei myöskään spekuloida tai syytellä eikä aleta väittelemään – virheelliset faktat oikaistaan kuitenkin viipymättä.

TOIMINTA KRIISITILANTEESSA

Alla oleva ohjeistus on laaja ja sillä pystytään vastaamaan myös suuriin kriiseihin. Ohjeistusta sovelletaan tilanteen ja kriisin suuruuden mukaan.

Kriisitilanne saattaa sattua milloin vain. Tämän takia on tärkeää, että virkailijoille kerrotaan osana virkailijakoulutusta, miten kriisitilanteissa tulee toimia ja yleisohjeistus kriisiviestinnästä. Lisäksi virkailijoita ja muita tapahtumajärjestäjiä on ohjeistettava ottamaan yhteyttä kuraattoriin välittömästi, jotta kuraattorilla on viimeistään aamulla herätessään tieto tapahtuneesta kaikin mahdollisin tiedoin.

Kaiken tiedottamisen pääperiaatteena on, että kuraattori ohjaa kriisiviestintää ja päättää kriisiviestinnästä. Kuraattori voi harkintansa mukaan tapauskohtaisesti nimetä erillisen kriisiviestinnästä vastaavan henkilön, joka on parhaiten tapauksen tunteva henkilö. On huomattava, että esimerkiksi onnettomuuksien seuraukset siirtyvät nopeasti osakuntatasolle ja paine viestiä kriisistä kasvaa. Viestintävaliokunta ja sen virkailijat huolehtivat osakunnan tavanomaisen toiminnan tiedottamisesta eivätkä osallistu kriisiviestintään.

Kriisit osakunnan toimintaympäristössä tulevat osakunnan tietoon usein vasta kun vahinko on jo tapahtunut. Osakunnalle on silloin ensiarvoisen tärkeää pystyä ottamaan tilanne hallintaan ennen muita. Se edellyttää välitöntä ja aloitteellista viestintää tapahtuneesta.

Sosiaalinen media on muuttanut julkisuuden luonnetta: suurien julkisten kohujen syntyminen ei enää edellytä mediahuomiota. Osakuntaa koskevista, mitättömiltäkin vaikuttavista kohunpoikasista on tärkeää viestiä osakunnan sisäisesti aina ja mahdollisimman nopeasti. Vahinkojen korjaaminen ja hyvin hoidettu viestintä kriisissä ja sen jälkeen ovat myös mahdollisuuksia positiivisen huomioon.

Viestiä voi myös vähän kerrallaan. Aivan kaikkea ei voi tietää kriisin alkuvaiheessa. Kerrotaan julki se, mitä kulloinkin tiedetään varmasti ja päivitetään tietoja heti kun niitä saadaan lisää. Se, ettei uutta tietoa ole, on myös tärkeää tietoa.

1. SISÄINEN TIEDOTTAMINEN

Sisäinen tiedottaminen poikkeuksellisista tapahtumista ja tilanteista on ensisijaisen tärkeää. Virkailijoille ja aktiiveille kerrotaan tapahtuneesta niin, että heillä on kokonaiskuva tilanteesta ennen tapahtuneen julkituloa joukkoviestimissä. Virkailijoille kerrotaan tapahtuneesta nopeasti ja ilmoitetaan selkeästi, mitä tapahtuneesta kerrotaan ulospäin kysyttäessä tai oma-aloitteisesti ja kuka näin tekee (kuraattori tai kuraattorin päättämä henkilö).

Virkailijoille tulee tiedottaa kriisistä täsmällisemmin ja nopeammin kuin yleiselle jäsenistölle. Virkailijoiden tulee varautua siihen, että esim. media saattaa kysellä keltä tahansa aktiivilta. Kaikki median yhteydenotot ohjataan aina kuraattorille tai kuraattorin erikseen nimeämälle henkilölle.

Mikäli tilanne vaatii erityistä yksityisyydensuojaa tai lain edellyttämää luottamuksellisuutta, sisäistä viestintää on ainakin kriisin ensihoidon ajan rajoitettava. Myös tietojen antamisessa osakuntalaisille on huomioitava ihmisten yksityisyyden kunnioittaminen ja luottamuksellisuus: esimerkiksi tapahtumaan osallisten terveystietoja ei pidä levittää.

Muille jäsenille tiedotetaan asiasta mahdollisimman nopeasti ja kattavasti tilanteen päätyttyä annettavalla lopputiedotteella, mikäli kuraattori katsoo siihen olevan aihetta.

Rikosepäilyissä osakunta ei missään nimessä ala itse virallisesti tai epävirallisesti etsimään tai selvittämään mahdollisia epäiltyjä. Rikostutkinta on yksinomaan viranomaisten vastuulla.

Sisäisen viestinnän kanavat: sähköpostilistat, Facebook-ryhmä, virkailijoiden viestintäkanavat. Lisäksi inspehtorille on hyvä ilmoittaa asiasta hetimiten.

2. ULKOINEN TIEDOTTAMINEN

Ulkoisesta, Osakunnan virallisesta viestinnästä sekä median yhteydenottoihin vastaamisesta vastaa kriisitilanteissa ensisijaisesti kuraattori.

Kuraattori jakaa tarvittaessa ulkoisen viestinnän tehtävävastuita ja aikatauluttaa toiminnan. Jaettavia vastuita:

Menneistä tapahtumista tehdään mahdollisimman tarkka aikajana, jota täydennetään koko kriisin keston ajan: mitä on tapahtunut ja missä, milloin tieto tullut, milloin viestitty itse, milloin media tarttunut aiheeseen, milloin ja missä keskustelu on alkanut sosiaalisessa mediassa, ketkä ovat ottaneet yhteyttä, keille annettu haastatteluja?
Keiden tulee saada tieto tapahtuneesta? Miten heidät tavoitetaan mahdollisimman hyvin ja nopeasti?
Tarvitseeko tapahtuneesta laatia julkinen tiedote?
Kuka kommentoi medialle (ensisijaisesti kuraattori)?
Ensimmäiset tiedot tapahtuneesta omiin kanaviin
Kuka tekee sisällön ja jakelee?
Kuka seuraa mediaa ja sosiaalista mediaa?
Kuka kommentoi puhelimitse – oltava mahdollista vastata milloin vain?
Kuka pitää yhteyttä viranomaisiin ja kertoo muulle tiimille viranomaisen toimintaohjeet?
Sidosryhmille on hyvä kertoa asiasta mahdollisimman nopeasti.

Tärkeintä on kertoa kaikki varmat faktat. Nopeuden ja avoimuuden varjolla ei tule antaa vääriä tai vajavaisia tietoja. Osakunnan on oltava tärkein ja luotettavin tietolähde koko kriisin ajan: kuraattorin ja mahdollisten muiden kriisiviestijöiden on oltava tavoitettavissa jäsenten ja median yhteydenotoille sekä tietoisia ja aktiivisia sosiaalisessa mediassa. Huhuja ja mediaa on vaikeaa voittaa reaktionopeudessa; mukana on pysyttävä olemalla jatkuvasti läsnä ja tavoitettavissa.

Yleistä mielenkiintoa herättävistä tapahtumista tiedotusvälineet pyrkivät hankkimaan mahdollisimman nopeasti yksityiskohtaiset tiedot sekä arvioita tapahtuman syistä ja seurauksista.

Kriisiviestijöiden on varauduttava ennakolta toimittajien suoraviivaisiin, jopa röyhkeisiin yhteydenottoihin ja tapahtumapaikalle pyrkimiseen, yllättävienkin tiedonhankintakanavien käyttöön ja
useampien henkilöiden ja organisaatiotasojen samanaikaiseen lähestymiseen.

Tiedotustoiminnassa on muistettava hienotunteisuuteen, luottamuksellisuuteen ja salassapitoon liittyvät näkökohdat. Tärkeintä on antaa tosiasioihin perustuvaa tietoa tapahtumasta ja sen syistä. Vasta esim. virallisten tutkimusten valmistuttua on mahdollista antaa arvioita tapahtuman syistä, seurauksista ja siitä kuinka tapahtuma olisi ehkä ollut mahdollista välttää.

Älä kerro tiedotusvälineille tai muille ulkopuolisille henkilöiden nimiä tai muita henkilötietoja, esim. osallisten terveystietoja; arvioita tai olettamuksia tapahtumien syistä; sanat ”ehkä”, ”mahdollisesti”, ”todennäköisesti” jne. ovat kiellettyjä ilmaisuja!. Poliisitutkintaan liittyviä tietoja antaa vain poliisi.

Ulkoisen viestinnän kanavia: osakunnan nettisivut, sähköpostilistat, Facebook-sivu, osakunnan Facebook-ryhmä.

TIEDOTE. Kriisiviestinnän tärkeä osa on selkeä tiedote tapahtuneesta. Tiedote jaetaan osakunnan ulkoisissa viestintäkanavissa. Tämän asiakirjan lopussa on tiedotepohja, jota voi käyttää hyväksi. Tässä kuitenkin vielä tärkeitä huomioita tiedotteen kokoamiseen:

Mitä, missä ja milloin jotakin on tapahtunut? Mitä siitä on seurannut? Kuka asiaa hoitaa nyt? Mitä osakunta tekee asialle? Pahoitellaan tapahtunutta, otetaan vastuu niiltä osin kuin mahdollista ja vakuutetaan, että vahinko korjataan.
Vain parhaan käytettävissä olevan tiedon mukaan varmistettuja faktoja – kirjoitetaan 100-prosenttisesti sillä tarkkuudella kuin tietoa on.
Ei jätetä tiedossa olevia faktoja kertomatta. Ei spekuloida millään ylimääräisellä. Ei salata asioita, jotka tiedetään tapahtuneen – kun tulevat ilmi myöhemmin, kriisi vain pahenee.
Ei asianomaisten nimiä tai yksittäisiin ihmisiin johdettavissa olevia tietoja.
Milloin ja keneltä on saatavissa lisätietoja? Onko viestintä tapahtuneesta vastaisuudessa vain viranomaisten vastuulla vai jatkaako osakunta tilanteen seuraamista ja tiedottamista? (Viestintä on viranomaisten vastuulla esimerkiksi silloin, jos on syytä epäillä, että aiheeseen liittyy rikos. Mikäli olet epävarma tilanteesta, keskustele aiheessa mukana olevien viranomaisten kanssa.)
Tiedotteen kieli on selkeää ja yksinkertaista. Lisätietojen antajan on oltava tiedotteen lähetyshetkestä alkaen poikkeuksetta tavoitettavissa. Median kanssa on oltava läheisessä yhteydessä ja varmistettava, että kerrotut faktat ovat yksiselitteisiä ja että tilannekuva välittyy oikeanlaisena toimittajalle ja uutiseen asti.

3. VIESTINTÄ SIDOSRYHMILLE

Kuraattori tiedottaa kriisistä tarvittavissa määrin muiden osakuntien kuraattoreille, Tavastia ry:lle, Hämäläisten ylioppilassäätiölle ja Helsingin yliopiston ylioppilaskunnalle.

4. SEURANTA

Median uutisointia ja sosiaalisen median keskusteluja seurataan. Lisäksi varmistetaan, että median uutisointi vastaa osakunnan oman tiedottamisen sisältöjä.

Tiedottamista jatketaan, mikäli se on osakunnan eikä viranomaisten vastuulla. Viranomaisiin pidetään yhteyttä, jotta medialle menevät viestit ovat yhdenmukaisia eikä mediajulkisuudesta tule foorumia osakunnan toiminnan ja viestinnän kritiikille.

Osallistutaan sosiaalisen median keskusteluihin ja mahdollisiin kommentteihin osakunnan omalla sivulla korjaamalla virheellistä tietoa. Edelleenkään ei spekuloida, syytellä tai kerrota mitään muuta kuin virallisen tiedotteen mukaisia tietoja.

Kun tilanne raukeaa, selviää tai kun akuutti vaara on ohitse, tiedotetaan uudestaan, mitä on tehty, mitä on tapahtunut ja mitä osakunta tekee seuraavaksi.

5. JÄLKIHOITO KRIISIVIESTINNÄN NÄKÖKULMASTA

Kun kriisitilanne on ohi, kuraattori, kriisiviestintään osallistuneet henkilöt, hallituksen jäsenet ja päävirkailijat kokoontuvat käymään läpi alla olevan muistilistan. Kriisiviestintäsuunnitelmaa ja osakunnan toimintaa päivitetään ja täydennetään sen mukaan, mitä kriisistä opittiin. Etenkin jos kriisiviestintä epäonnistuu, osakunnan toiminnan kriittiselle tarkastelulle on tarvetta – ja kriisin arviointi on sille otollinen alku.

Lisäksi pohditaan, onko jälkiarvioinnista hyvä tehdä vielä julkiseksi tarkoitettua koostetta siitä, mitä tapahtui ja miten vahingot korjattiin.

Seuraavat kysymykset voivat olla avuksi kriisin jälkihoidossa ja osana tulevaisuuden kriisien estämistä:

Mistä kriisi johtui ja sai alkunsa?
Miten se tuli osakunnan tietoon? Olisiko se ollut ennakoitavissa tai ehkäistävissä etukäteen?
Saatiinko mahdolliset vahingot korjattua? Kuinka pitkään niiden korjaaminen jatkuu? Voiko osakunta tehdä vielä jotakin lisää?
Toimittiinko kriisin tullessa ilmi asianmukaisesti? Ilmoitettiinko viranomaisille ajoissa?
Onnistuiko tiedottaminen riittävän nopeasti? Oliko työnjako selkeä?
Tavoittiko osakunnan viestintä kaikki olennaiset sidosryhmät?
Oliko osakunta mukana mediajulkisuudessa toimijana alusta asti? Mitkä mediat ja ketkä toimittajat kirjoittivat tapahtuneesta?
Liikkuiko mediassa tai sosiaalisessa mediassa vääriä tietoja tai huhuja? Saatiinko ne oikaistua?
Jos media otti yhteyttä, miten yhteydenotoista suoriuduttiin?
Miten kriisi vaikutti osakuntaan, sen toimintaan tai maineeseen?
Tarvitaanko toimintaan muutoksia? Miten mahdolliset mainevahingot voidaan korjata?

MEDIAN YHTEYDENOTOT

Ulkoisesta, Osakunnan virallisesta viestinnästä sekä median yhteydenottoihin vastaamisesta vastaa kriisitilanteissa ensisijaisesti kuraattori.

Mikäli media ottaa yhteyttä, toimi seuraavasti (HYYn ohjeistus):

Kerro vain se, mitä tiedät tapahtuneesta. Jos et tiedä vielä mitään, sano, että selvität juuri asiaa tarkemmin ja pyydä henkilöä palaamaan asiaan esim. 30 minuutin päästä. Älä spekuloi tai kerro huhuja.
Muista uhrin yksityisyyden suoja. Älä kerro esimerkiksi laboratoriotuloksista, vaikka tietäisit niistä. (Ellei näistä ole uhrin kanssa sovittu etukäteen.)
Tukeudu tarvittaessa kriisistä laadittuun tiedotteeseen. Siihen on koottu tässä tilanteessa oleva vahvistettu tieto.
Jos sinuun otetaan yllättäen yhteyttä, tarvitset lisätietoja voidaksesi vastata tai haluat hetken aikaa valmistautua, voit sanoa, että sinuun voi ottaa yhteyttä xx ajan kuluttua tai voit soittaa takaisin. Mikäli tarvitset tukea vastataksesi ota yhteyttä esimerkiksi HYYn viestintäasiantuntijaan.
Kysy, milloin juttu julkaistaan ja missä. Pyydä juttu katsottavaksi ennen julkaisua – sinulla on oikeus nähdä sitaattisi ja huomauttaa asiavirheistä. Joskus aikataulu voi olla tiukka, etkä ehdi saada juttua nähtäväksi, mutta aina kannattaa pyytää! Sitaatit on toimittajan pakko antaa tarkistettavaksi ennen julkaisua jos niin pyydät.

Mikäli saat yhteydenoton kriisistä ja jos et tiedä tarpeeksi tai ole kuraattori:
”Valitettavasti en tiedä tapahtuneesta tarpeeksi/vielä lainkaan, en siis osaa vastata. Selvitämme parhaillaan asiaa, ja Hämäläis-Osakunnan kuraattori kertoo lisää heti kun tiedämme tapahtuneesta riittävästi. Voin antaa heidän yhteystietonsa. Kerron myös pikimmiten, että otitte yhteyttä.” Pyydä tiedustelijan yhteystiedot – varsinkin jos tämä oli toimittaja.

KRIISITILANTEEN JÄLKIHOITO

Yleistä kriisitilanteen jälkihoidosta

Kriisitilanteissa ihmisille voi jäädä tarve keskustella asiasta. Tämä osio antaa valmiuksia jälkihoidon ensimmäiseen vaiheeseen (purkukokous) sekä mahdollisiin myöhäisempiin vaiheisiin (jälkipuinti-istuntoon ja ulkopuolinen apu) erityisesti monia ihmisiä koskettaneiden tapahtumien osalta.

Heti tilanteen jälkeen

Mikäli osakuntatapahtuma päättyy ikävään tapahtumaan, on hyvä tapahtuman jälkeen ainakin järjestäjä- ja aktiiviporukalla jäädä paikalle keskustelemaan tapahtuneesta. Alkuun käydään läpi esimerkiksi kuraattorin, toiminnanohjaajan tai tapahtumajärjestäjän (eli tämän purkukeskustelun vetäjän) toimesta, mitä tiedetään tapahtuneeksi ja että tämä tilaisuus on luottamuksellinen – ihmisten jakamat tunteet ja ajatukset jäävät siis vain keskustelijoiden tietoon. Ennen päällimmäisten tunteiden läpikäyntiä jokainen saa kertoa omasta näkökulmastaan mitä tapahtui – eli mitä juuri hän näki ja koki. Hyvä kysymys tämän selvittämiseksi on Mitä sinä näit ja koit?

Vasta sen jälkeen, kun kukin on saanut jakaa sen, miten kokivat tilanteen, aloitetaan uusi kierros, jonka aikana kukin saa kertoa, mitä tunteita ja ajatuksia tapaus herätti. Tarkoituksena ei ole kaivella tunteita vaan käydä läpi päällimmäiset tunteet ja ajatukset. Kaikki tunteet ovat sallittuja ja mahdollisia ja kaikilla on oikeus tunteisiinsa ilman, että joku niitä vähättelee. Osallistujat saavat jakaa tunteensa tai olla jakamatta niitä. Vetäjä kertoo lopuksi, että mikäli asia jää vaivaamaan, kuraattoriin ja toiminnanohjaajaan voi aina olla yhteydessä.
Jos joku kokee, ettei halua mennä yksin kotiin, selvitetään, voisiko hän mennä jonkun luo tai jonkun toisen kaverinsa luo ennen kuin tämä henkilö lähtee tapahtumapaikalta.

Tunteiden käsittely tapahtuman jälkeen saattaa riittää tilanteen purkamiseen. Mikäli tämä ei kuitenkaan riitä, vastaa kuraattori mahdollisista tulevista jälkihoidollisista tapahtumista ja niiden järjestämisestä.

Jälkipuinti

Mikäli on tarvetta, kuraattori järjestää jälkipuintitilaisuuden, johon kutsutaan ulkopuolinen apu käsittelemään tapahtunutta. Jälkipuintitilaisuus järjestetään 1-3 vuorokauden kuluttua tapahtuneesta. Jälkipuintitilaisuuden tarkoituksena on työstää psyykkisiä reaktioita, kohdata todellisuus, normalisoida reaktioita, helpottaa tapahtuman jälkeistä ahdistusta ja ennaltaehkäistä myöhempiä stressireaktioita. Erityisen tärkeää jälkipuintitilaisuuden järjestäminen on ison ja useampaa henkilöä koskettaneen kriisin jälkeen.

Myöhempiä toimia

Voi olla, että kriisitilanteesta selviytyminen vie aikaa ja joillekin henkilöille jää tarve keskustella asiasta paljon myöhemminkin. On tärkeää, että kuraattori on tässä käytettävissä erityisesti kuuntelevana apuna. Tärkeintä on kuunnella ja mahdollisesti myös ohjata henkilö ulkopuolisen avun piiriin (YTHS, HelsinkiMission Nuorten kriisipiste, yliopistopapit).

Pienemmät kriisitilanteet

On tilanteita, joista lähtökohtaisesti ei käydä purkukeskustelua ja jälkihoitokeskustelua, ja nämä tilanteet ovat pieniä tilanteita, sanoja ja tekoja jotka eivät nouse näkyväksi ja suureksi kriisitilanteeksi. Näitä voi syntyä esimerkiksi virkailijoiden tai osakuntalaisten väleille. Näissä tilanteissa on tärkeää, että kuraattori ja toiminnanohjaaja kuuntelevat henkilöä, jota tilanne on jäänyt vaivaamaan ja tarvittaessa myös tilanteen muita osapuolia. Tarvittaessa on myös hyvä järjestää osapuolten kanssa yhteinen keskustelu, jossa tilanne käydään läpi. Kuraattorin ja toiminnanohjaajan tulee olla tässä tilanteessa puolueettomia ja rauhallisia. Tarvittaessa, jos kuraattori ja toiminnanohjaaja ovat osallisia tilanteeseen, apuun voidaan kutsua myös inspehtori koordinoimaan keskustelua.

 

ULKOPUOLINEN APU

Ulkopuolista apua opiskelijajärjestöjen kriisitilanteiden purkuun tarjoavat esimerkiksi YTHS:n kriisiapu ja Helsingin yliopistossa toimivat yliopistopapit. Lisäksi HYYn häirintäyhdyshenkilöstä voi olla apua.

Mikäli ulkopuolisen avun tarve kohdistuu yksittäiseen henkilöön, voi häntä ohjeistaa esimerkiksi HelsinkiMission Nuorten kriisipisteeseen tai Helsingin yliopiston yliopistopappien luo.

Apua kriisitilanteiden hallinnassa ja työnohjauksessa kuraattorille tarjoaa mm. Helsingin yliopiston yliopistopapit.

Yhteystietoja:

Yliopistopappi Laura Mäntylä (voi soittaa myös muulloin kuin arkisin 8-16)
050 591 9874, laura.mantyla@evl.fi

Yliopistopappi Leena Huovinen (voi soittaa myös muulloin kuin arkisin 8-16)
050 301 9613, leena.huovinen@evl.fi

HYYn häirintäyhdyshenkilö: hairintayhdyshenkilo@hyy.fi

HelsinkiMission Nuorten kriisipiste päivystää osoitteessa Albertinkatu 33 tiistaista torstaihin klo 9-11. Sinne saa mennä siis juttelemaan tuosta vain.

YTHS kriisiapu http://www.yths.fi/palvelut/mielenterveys/kriisiapu, Töölön toimipiste 046 710 1027. Soitto ajanvarausnumeroon, paluusoitossa kerrotaan avuntarve kriisitilanteeseen opiskelijayhteisön kohtaaman tilanteen vuoksi. YTHS prosessoi asian eteenpäin saman vuorokauden aikana.

 

LIITE 1. – Tiedotepohja kriisiviestintätilanteeseen

Tiedote <julkaisupäivä tähän>
Otsikko <esim. “epäily kahden opiskelijan huumaamisesta jossain” – otsikossa pitää kertoa mitä on tapahtunut>

Helsingin yliopiston Hämäläis-Osakunnan tietoon on tullut <tiedotettava asia tähän> Tapahtuma järjestettiin <aika> <paikka> / Tilanne tapahtui <aika> <paikka>

‘<kuraattorin tai toiminnanohjaajan sitaatti tähän. sitaatin pitäisi kertoa Q:n/toiminnanohjaajan sanoin mitä on käynyt, mitä on tehty, milloin asia havaittiin ja miten siihen reagoitiin>’, kertoo kuraattori/toiminnanohjaaja <nimi> <Hämäläis-Osakunnasta>

‘’<toinen sitaatti tähän>’, <kuraattorin/toiminnanohjaajan nimi> kommentoi.

<tarkennuksia siihen, miten tapahtumaturvallisuus oli huomioitu, tai muita informatiivisia seikkoja>

<tähän tulee asioita, joita mahdollisesti HYY toivoo tuotavan esiin, kuten esim. “HYY muistuttaa, että mikäli epäilet itsesi tai ystäväsi tulleen huumatuksi, toimi seuraavasti:
Hae apua – älä jää tai jätä kaveriasi yksin.
Soita aina ensin hätäkeskukseen ja selitä uhrin kunto sekä tilanne selkeästi.
Noudata annettuja ohjeita. Älä missään tapauksessa päästä uhria poistumaan paikalta yksin ja ilman hätäkeskuksen ohjeita siitä, miten uhria tulee hoitaa ja seurata.
Ilmoita asiasta aina poliisille sekä tapahtuman järjestäjälle.
Tapahtuman järjestäjän velvollisuus on keskeyttää tilaisuus välittömästi sekä ilmoittaa tapahtuneesta ylioppilaskuntaan.>
Tapahtuman osallistujat voivat halutessaan ottaa yhteyttä järjestävään tahoon lomakkeen kautta <linkki ongelmatilannelomakkeeseen tai muu yhteystieto> tai ylioppilaskunnan häirintäyhdyshenkilöihin. >

Lisätietoja:
<Q:n nimi>
Kuraattori
Hämäläis-Osakunta
<email> q@hamalais-osakunta.fi
<puhnro josta tavoittaa>
—