Osakunnan maaliskuun varsinainen kokous

Päiväys: 15/03/2021
Aika: 18:59  -  21:59

Tervetuloa osakunnan maaliskuun varsinaiseen kokoukseen 15.3.2021 klo 18 alkaen! Kokouksessa valitaan osakunnalle uusi kuraattori, tuutorit, muita virkailijoita ja päivitetään ohjesääntöjä!

Kokouksen materiaalikansio: https://drive.google.com/drive/folders/1R_yFdn5puhLdoL9xhqX9cTL3em6iXJTR?usp=sharing

Kokouksen Zoom-yhteys (päivitetty): https://helsinki.zoom.us/j/62316706890?pwd=Uit0ZEl5d2dVbHFORjFKM0hRaWk5dz09

Haluatko ilmoittautua etukäteen virkailijaksi? https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSe5H3qXzYYKn3-ASoRkSWZfC7MArPMPZqRhCwifDsd4aVWekA/viewform

ESITYSLISTA HÄMÄLÄIS-OSAKUNNAN MAALISKUUN 2021 VARSINAISEEN KOKOUKSEEN

  1. Kokouksen avaaminen
  2. Kokouksen päätösvaltaisuus
  3. Työjärjestys
  4. Kokousvirkailijoiden valinta
  5. Ilmoitusasiat
  6. Avointen virkojen valinta
    1. Viestintävaliokunnan virkailijat
      1. Tiedottaja (Viestintävaliokunnan puheenjohtaja)
      2. Viestijä (n. 2 kpl) 
    2. Tilavaliokunnan virkailijat
      1. Huoneistokisälli (n. 2 kpl)
    3. Juhlavaliokunnan virkailijat
      1. Juhlajärjestäjä (n. 8 kpl) 
    4. Ohjelmavaliokunnan virkailijat
      1. Koordinaattori (n. 2 kpl)
    5. Fuksivaliokunnan virkailijat
      1. Tuutorit (10 kpl)
    6. Muut virkailijat
      1. Apuemäntä (1 kpl)
  7. Kuraattorin vaali
  8. Osakunnan kerhojen lakkauttaminen
    1. Hämäläis-Osakunnan bittikerhon lakkauttamisen vahvistaminen
    2. Hämäläis-Osakunnan näytelmäkerhon lakkauttamisen vahvistaminen
  9. Osakunnan sääntöjen liitteen 2 päivittäminen
  10. Ohjesääntöjen muuttaminen
    1. Arkisto-ohjesäännön muuttamisen 1. käsittely
    2. Asuntoloiden ohjesäännön lakkauttamisen 1. käsittely
    3. Asuntojen ohjesäännön antamisen 1. Käsittely
    4. Tilaohjesäännön muuttamisen 1. käsittely
  11. Muut esille tulevat asiat
  12. Seuraava kokous
  13. Kokouksen päättäminen

Ohjeita etäosallistumiseen ja etäkokouskäytänteet:

Etäosallistumiseen käytetään Zoom-sovellusta. Linkki Zoom-kokoukseen löytyy osakunnan nettisivujen tapahtumakalenterista (linkki yllä).

Kokouksen alussa kaikki etäyhteydellä osallistuvat tunnistetaan videoyhteyden välityksellä: varaa tätä varten varmuuden vuoksi kuvallinen opiskelijakortti tai muu henkilötodistus. Tarvittaessa osallistujien todentamiseen voidaan käyttää jäsenrekisteriä. Kaikkien osallistujien tulee osallistua kokoukseen Zoom-yhteyden välityksellä.

Tullessasi kokoukseen ilmoitathan Zoomin chat-työkalulla kokousvirkailijoille nimesi ja jäsenyystasosi (varsinainen jäsen, ulkojäsen, entinen jäsen, ei-jäsen).

Äänestykset:
Äänestyksissä käytetään oletusarvoisesti Zoom Anonymous Polling -työkalua. Kaikki osallistujat äänestävät samalla tavalla riippumatta siitä, miten he osallistuvat kokoukseen. Äänestyksen ajaksi ei-äänioikeudellisille osallistujille annetaan co-host-oikeudet, heidät siirretään Breakout-tiloihin tai heidät poistetaan kokouksesta, jotta vain äänioikeudelliset osallistujat voivat äänestää. Tarvittaessa ennen äänestyksiä suoritetaan nimenhuuto, jotta varmistutaan äänivaltaisten kokoustajien määrästä.

Äänestysjärjestely käydään ennen äänestystä tarkemmin läpi harjoitusäänestyksen kera.

Tarvittaessa tai kokouksen niin pyytäessä käytetään sähköpostitse toteutettua suljettua lippuäänestystä. Tällaisessa tilanteessa käytetään Belenios-järjestelmää (https://www.belenios.org/). 

Kokouksessa ja kokouskäytänteissä noudatetaan ensisijaisesti osakunnan etäkokousohjesääntöä ja osakunnan sääntöjä, joita nämä ohjeet tarkentavat. 

Jos sinulla on mitään kysyttävää kokoustapoihin tai osallistumiseen liittyen ennen kokousta, ota yhteyttä kuraattori Topias Toloseen q@hamalais-osakunta.fi. Kuraattorin tavoittaa myös kokouksen aikana.