Hei osakuntalainen!
Tervetuloa vuoden ensimmäiseen osakunnan kokoukseen 24.1.2022 klo 18.00. Vuodelle 2022 on vielä muutamia virkoja jäljellä, tule hakemaan omasi! Hae virkaa kokouksessa tai lähetä sähköpostia allekirjoittaneelle. Kokous järjestetään etäyhteydellä vallitsevan koronatilanteen vuoksi. Ohessa kokouksen esityslista:
Esityslista
Aika: 24.1.2022 klo 18.00
Paikka: Zoom-yhteys
Linkki Zoom-yhteyteen: https://helsinki.zoom.us/j/64641302663
-
Kokouksen avaaminen
-
Kokouksen päätösvaltaisuus
-
Etäkokouskäytänteiden hyväksyminen
-
Työjärjestys
-
Kokousvirkailijoiden valinta
-
Ilmoitusasiat
-
Kirjaston johtokunnan jäsenten valinta (5-7 kpl, eri tiedekunnista)
-
Stipendiohjesäännön muutosehdotuksen esittely
-
Stipendilautakunnan jäsenten valinta (3-5 jäsentä, joista väh. 1 on osakunnan jäsen ja väh. 1 osakunnan aluetta edustava henkilö)
-
Vuoden 2022 jäljellä olevien avointen virkojen valinta
-
Tirehtööri
-
Juhlajärjestäjät (2)
-
Tilavaliokunta
-
Huoneistokisälli: Talkoovastaava
-
-
-
Vaalipäälikön valinta HYY:n syksyn 2022 edustajistovaaleihin
-
Osakunnan kokousten koollekutsumiseen käytettävistä virallisista ilmoituskanavista päättäminen
-
Muut esille tulevat asiat
-
Seuraava kokous
-
Kokouksen päättäminen
Ohjeita etäosallistumiseen ja etäkokouskäytänteet:
Etäosallistumiseen käytetään Zoom-sovellusta. Linkki Zoom-kokoukseen löytyy osakunnan nettisivujen tapahtumakalenterista (linkki yllä).
Kokouksen alussa kaikki etäyhteydellä osallistuvat tunnistetaan videoyhteyden välityksellä: varaa tätä varten varmuuden vuoksi kuvallinen opiskelijakortti tai muu henkilötodistus. Tarvittaessa osallistujien todentamiseen voidaan käyttää jäsenrekisteriä. Kaikkien osallistujien tulee osallistua kokoukseen Zoom-yhteyden välityksellä.
Tullessasi kokoukseen ilmoitathan Zoomin chat-työkalulla kokousvirkailijoille nimesi ja jäsenyystasosi (varsinainen jäsen, ulkojäsen, entinen jäsen, ei-jäsen).
Äänestykset:
Äänestyksissä käytetään oletusarvoisesti Zoom Anonymous Polling -työkalua. Kaikki osallistujat äänestävät samalla tavalla riippumatta siitä, miten he osallistuvat kokoukseen. Äänestyksen ajaksi ei-äänioikeudellisille osallistujille annetaan co-host-oikeudet, heidät siirretään Breakout-tiloihin tai heidät poistetaan kokouksesta, jotta vain äänioikeudelliset osallistujat voivat äänestää. Tarvittaessa ennen äänestyksiä suoritetaan nimenhuuto, jotta varmistutaan äänivaltaisten kokoustajien määrästä.
Äänestysjärjestely käydään ennen äänestystä tarkemmin läpi harjoitusäänestyksen kera.
Tarvittaessa tai kokouksen niin pyytäessä käytetään sähköpostitse toteutettua suljettua lippuäänestystä. Tällaisessa tilanteessa käytetään Belenios-järjestelmää (https://www.belenios.org/).
Kokouksessa ja kokouskäytänteissä noudatetaan ensisijaisesti osakunnan etäkokousohjesääntöä ja osakunnan sääntöjä, joita nämä ohjeet tarkentavat.
Jos sinulla on mitään kysyttävää kokoustapoihin tai osallistumiseen liittyen ennen kokousta, ota yhteyttä kuraattori Taneli Laineeseen q@hamalais-osakunta.fi. Kuraattorin tavoittaa myös kokouksen aikana.