Linkki Zoom-kokoukseen ilmestyy tänne 19.10. n. klo 18:00-18:05, jonka jälkeen kokoustila aukeaa. Kokouksessa on odotustila: valmistauduthan kokoukseen päästyäsi kirjoittamaan chattiin nimesi ja jäsentyyppisi (esim. Anniliina Lassila, jäsen; Eemeli Mölsä, ulkojäsen tai Jukka Heliö, Ex-jäsen), sekä avaamaan kameran ja ottamaan opiskelijakortin tai kuvallisen henkilöllisyystodistuksen esille. Kokousvirkailijat tunnistavat sinut nimesi, kuvasi ja jäsenrekisterin avulla.
https://helsinki.zoom.us/j/63356574947
Pyrimme aloittamaan 18:15, mutta osallistujien tunnistamisesta johtuen aloitus saattaa venyä.
ESITYSLISTA HÄMÄLÄIS-OSAKUNNAN LOKAKUUN 2020 VARSINAISEEN KOKOUKSEEN
Aika: 19.10.2020 klo 18.00
Paikka: Hämäläis-Osakunnan 2. krs, Osakuntabaari.
Kokoukseen on mahdollista osallistua etäyhteydellä. Osakunta suosittelee kaikkia osallistujia osallistumaan etäyhteydellä vallitsevan pandemiatilanteen vuoksi. Lisätietoja etäyhteydellä osallistumisesta esityslistan lopussa.
- Kokouksen avaaminen
- Kokouksen päätösvaltaisuus
- Etäkokouskäytäntöjen hyväksyminen
- Työjärjestys
- Kokousvirkailijoiden valinta
- Ilmoitusasiat
- Vuoden 2020 jäljellä olevien virkailijoiden valinta
- Juhla-ja ohjelmavaliokunnan puheenjohtajan valinta
- Apuemäntien (3) valinta
- Historioitsijan valinta
- Hiihdonjohtajan valinta vuodelle 2021
- Toiminnanohjaajan, sihteerin, taloudenhoitajan ja huoneistomestarin virkojen avoimiksi julistaminen
- Asuntoloiden johtokunnan 7 jäsenen valinta
- Hämäläisten ylioppilassäätiön valtuuskunnan 3 jäsenen ja henkilökohtaisten varajäsenten valinta
- Suosituksen antaminen Hämäläisten ylioppilassäätiön hallituksen 2 jäsenen valinnasta
- Osakunnan edustajan ja varaedustajan valinta Osakuntien yhteisvaltuuskunnan seuraavan vuoden kokouksiin
- Suosituksen antaminen Osakuntalaisen Unionin jäsenen valinnasta seuraavaksi vuodeksi
- Osakunnan magneettiavainkäytäntöjä ja kulkuoikeuksia ohjaavan dokumentin hyväksyminen
- Hallituksen tiedonanto yleistoimintamäärärahamomentin käyttämisestä
- Osakunnan sääntömuutoksen 1. käsittely
- Osakunnan virkailijaohjesäännön muuttamisen 1. käsittely
- Osakunnan valiokuntien ohjesäännön kumoamisen 1. käsittely
- Osakunnan etäkokousohjesäännön antamisen 1. käsittely
- Kesken virkailijoiden toimikauden tapahtuviin sääntö- ja ohjesääntömuutoksiin liittyvien siirtymäsäännösten hyväksymisen 1. käsittely
- Keskustelu osakunnan roolista julkisessa keskustelussa
- Päätös koskien hallituksen kesäkuussa 2020 tekemää Black Lives Matter -aiheista kannanottoa
- Päätös hallituksen tekemän kannanoton mahdollisestapoistamisesta tai muuttamisesta
- Ohjaava päätös koskien hallituksen tehtävää päättää osakunnan kannanotoissa
- Muut esille tulevat asiat
- Seuraava kokous
- Kokouksen päättäminen
Ohjeita etäosallistumiseen ja ehdotetut etäkokouskäytänteet:
Etäosallistumiseen käytetään Zoom-sovellusta. Linkki etäyhteyteen ilmestyy kokouspäivänä osakunnan nettisivuille: https://hamalais-osakunta.fi/events/lokakuun-osakunnan-kokous.
Kokouksen alussa kaikki etäyhteydellä osallistuvat tunnistetaan videoyhteyden välityksellä: varaa tätä varten kuvallinen opiskelijakortti tai muu henkilötodistus. Tarvittaessa osallistujien todentamiseen voidaan käyttää jäsenrekisteriä. Kaikkien osallistujien (etä- ja fyysinen) toivotaan olevan kokouksessa Zoomin välityksellä.
Äänestyksissä käytetään oletusarvoisesti ns. nimenhuutoäänestystä: kokouksen puheenjohtaja tai hänen valtuuttamansa henkilö luettelee äänivaltaiset osallistujat nimeltä, jolloin osallistuja sanoo nimensä kuullessaan “jaa”/”ei”/”tyhjä”. Suljettua lippuäänestystä varten luodaan ennen kokousta rinnakkainen Zoom-huone, johon on pääsy vain äänivaltaisilla kokoustajilla. Tarvittaessa äänivalta tarkistetaan huoneeseen siirryttäessä. Tässä Zoom-huoneessa toteutetaan suljettuna lippuäänestyksenä äänestys Zoom Anonymous Polling -työkalun avulla. Vaalisalaisuuden takaamiseksi kaikki osallistujat (etä- ja fyysinen) äänestävät samalla tavalla, ja jokaista tällaista äänestystä seuraa harjoitusäänestys. Jos tarvitset päätteen äänestämiseen, otathan yhteyttä kuraattoriin ennen kokousta. Lisätietoja työkalusta: https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/213756303-Polling-for-meetings.
Muuten etäosallistumisessa noudatetaan luonnoksena olevan etäkokousohjesäännön henkeä. Jos sinulla on mitään kysyttävää näistä ennen kokousta, ota yhteyttä kuraattoriin q@hamalais-osakunta.fi. Nämä käytänteet ehdotetaan hyväksyttäviksi ennen kokousta.
Huomautus sääntöjen sekä ohjesääntöjen muuttamisesta, kumoamisesta ja antamisesta:
Esityslistan kohtiin 17-20 liittyvät ehdotukset ovat tutustuttavissa ennen kokousta täällä: https://drive.google.com/drive/folders/1W2EL2iG6FIDz8hppFU0LN96J72z__Q4W?usp=sharing
Linkin takaa löydät myös Google Forms -lomakkeen, jonka avulla voit ehdottaa muutettaviin sääntöihin ja ohjesääntöihin muutoksia etukäteen. Lisää ohjeita sääntöjen ja ohjesääntöjen muuttamisesta, kumoamisesta ja antamisesta löydät myös linkin takaa.
Huomautukset esityslistan kohdista 21-24:
Kohdassa 21 osakunnan kokous keskustelee yleisesti osakunnan roolista julkisessa keskustelussa. Kohdassa 22 on tarkoitus tehdä päätös siitä, kannattaako osakunnan kokous hallituksen kokouksen 26.6. tekemää ja osakunnan kokouksessa 21.9. käsiteltyä Black Lives Matter -aiheista Instagram-postausta. Jos osakunnan kokous ei kannata tehtyä kannanottoa, kohdassa 23 tehdään päätös kannanoton poistamisesta tai muuttamisesta. Kohdassa 24 osakunnan kokous voi tehdä ohjaavan päätöksen siitä, miten se haluaa hallituksen tulkitsevan sääntöjen pykälässä 45 § mainittua kiireellisyyttä.
Toivomme kokoustajilta harkittuja, lyhyitä ja asiallisia puheenvuoroja ja pyydämme kaikkia osallistujia huomioimaan muut kokoustajat osakunnan sääntöjen, tilaohjesäännön ja yhdenvertaisuussuunnitelman hengessä.