Osakunnan helmikuun varsinainen kokous

Päiväys: 15/02/2021
Aika: 18:04  -  20:00

Osakunnan helmikuun varsinainen kokous järjestetään etänä Zoomissa 15.2. klo 18:00 alkaen! Kokouksessa on tarjolla muun muassa viestintävaliokunnan puheenjohtajan, tiedottajan ja juhlamestarien virat. Tarkempi esityslista löytyy alta.

Kokouksen Zoom-linkki: https://helsinki.zoom.us/j/64455612705?pwd=NG1MYTlCU2NvQUN2SlpTaWNER3V3QT09

Kokous on avoin kaikille osakunnan jäsenille. Varaudu siihen, että osallistujat tunnistetaan ennen kokouksen alkua. Lisätietoja etäkokouksen kulusta löydät esityslistasta (alla).

Kokouksen materiaalikansio: https://drive.google.com/drive/folders/1JnGDLlC0TMJQRUiAUvmmZMhtXuaFq05p?usp=sharing

ESITYSLISTA HÄMÄLÄIS-OSAKUNNAN HELMIKUUN 2021 VARSINAISEEN KOKOUKSEEN

Aika: 15.2.2021 klo 18.00
Paikka: Hämäläis-Osakunnan 2. krs, Osakuntabaari / Zoom-etäyhteys: https://helsinki.zoom.us/j/64455612705?pwd=NG1MYTlCU2NvQUN2SlpTaWNER3V3QT09

Linkki kokouksen materiaalikansioon löytyy osakunnan nettisivuilta: https://hamalais-osakunta.fi/events/osakunnan-helmikuun-varsinainen-kokous  

Meeting ID: 644 5561 2705
Passcode: 866891

  1. Kokouksen avaaminen
  2. Kokouksen päätösvaltaisuus
  3. Työjärjestys
  4. Kokousvirkailijoiden valinta
  5. Ilmoitusasiat
    1. Hämäläis-Osakunnan bittikerhon lakkauttamista käsitellään ensimmäisen kerran kerhon kokouksessa 16.2.
    2. Hämäläis-Osakunnan näytelmäkerhon lakkauttamista käsitellään ensimmäisen kerran kerhon kokouksessa 17.2.
    3. Muut ilmoitusasiat
  6. Osakunnan kokoukselle tiedoksi tuotavat asiat 25.1. voimaan tulleista säännöistä ja ohjesäännöistä
  7. Osakunnan kokouksen vahvistettavat asiat 25.1. voimaan tulleisiin sääntöihin ja ohjesääntöihin liittyen
  8. Vuoden 2021 jäljellä olevien avointen virkojen valinta
    1. Viestintävaliokunnan virkailijat
      1. Tiedottaja (Viestintävaliokunnan puheenjohtaja)
      2. Viestijä (n. 3kpl) 
    2. Tilavaliokunnan virkailijat
      1. Huoneistokisälli (n. 3 kpl)
    3. Ulkoasiainvaliokunnan virkailijat
      1. Ulkoministeri
    4. Juhlavaliokunnan virkailijat
      1. Juhlajärjestäjä (n. 8 kpl) 
      2. Juhlamestarit (2 kpl)
    5. Ohjelmavaliokunnan virkailijat
      1. Koordinaattori (n. 2 kpl)
    6. Muut virkailijat
      1. Toimittaja (n. 4 kpl)
      2. Apuemäntä (3 kpl)
  9. Osakuntabaari Oy:n hallituksen kahden varsinaisen ja yhden varajäsenen valinta
  10. Vuoden 2019 osakunnan toimintakertomuksen vahvistaminen
  11. Vuoden 2020 osakunnan toimintakertomuksen vahvistaminen
  12. Vuoden 2021 osakunnan toimintasuunnitelman vahvistaminen
  13. Ilvesviestin hyväksyminen
  14. Ilveshiihdon mitaliohjesäännön hyväksytyn suorituksen tulkinta korona-ajan Ilveshiihdossa
  15. Kuraattorin viran avoimeksi julistaminen
  16. Muut esille tulevat asiat
  17. Seuraava kokous
  18. Kokouksen päättäminen

Ohjeita etäosallistumiseen ja etäkokouskäytänteet:

Etäosallistumiseen käytetään Zoom-sovellusta. Linkki Zoom-kokoukseen löytyy osakunnan nettisivujen tapahtumakalenterista (linkki yllä).

Kokouksen alussa kaikki etäyhteydellä osallistuvat tunnistetaan videoyhteyden välityksellä: varaa tätä varten varmuuden vuoksi kuvallinen opiskelijakortti tai muu henkilötodistus. Tarvittaessa osallistujien todentamiseen voidaan käyttää jäsenrekisteriä. Kaikkien osallistujien tulee osallistua kokoukseen Zoom-yhteyden välityksellä.

Tullessasi kokoukseen ilmoitathan Zoomin chat-työkalulla kokousvirkailijoille nimesi ja jäsenyystasosi (varsinainen jäsen, ulkojäsen, entinen jäsen, ei-jäsen).

Äänestykset:
Äänestyksissä käytetään oletusarvoisesti Zoom Anonymous Polling -työkalua. Kaikki osallistujat äänestävät samalla tavalla riippumatta siitä, miten he osallistuvat kokoukseen. Äänestyksen ajaksi ei-äänioikeudellisille osallistujille annetaan co-host-oikeudet, heidät siirretään Breakout-tiloihin tai heidät poistetaan kokouksesta, jotta vain äänioikeudelliset osallistujat voivat äänestää. Tarvittaessa ennen äänestyksiä suoritetaan nimenhuuto, jotta varmistutaan äänivaltaisten kokoustajien määrästä.

Äänestysjärjestely käydään ennen äänestystä tarkemmin läpi harjoitusäänestyksen kera.

Tarvittaessa tai kokouksen niin pyytäessä käytetään sähköpostitse toteutettua suljettua lippuäänestystä. Tällaisessa tilanteessa käytetään Belenios-järjestelmää (https://www.belenios.org/). 

Kokouksessa ja kokouskäytänteissä noudatetaan ensisijaisesti osakunnan etäkokousohjesääntöä ja osakunnan sääntöjä, joita nämä ohjeet tarkentavat. 

Jos sinulla on mitään kysyttävää kokoustapoihin tai osallistumiseen liittyen ennen kokousta, ota yhteyttä kuraattori Topias Toloseen q@hamalais-osakunta.fi. Kuraattorin tavoittaa myös kokouksen aikana.