Osakunnan marraskuun varsinainen kokous

Päiväys: 17/11/2020
Aika: 18:34  -  21:34

Kokouksen materiaalit löytyvät seuraavasta kansiosta (päivittyy 16.11.): https://drive.google.com/drive/folders/1A5qRlCrEkgJBEaXsr3h9omZfv54nssFK?usp=sharing

Kokouksen Zoom-yhteystiedot ovat seuraavat. Kokoukseen otetaan kokoustajia jo klo 17:45 alkaen:

Join Zoom Meeting
https://helsinki.zoom.us/j/61728974497?pwd=d1JFbnFkR05zME5VMlNUS09CUTFPUT09

Meeting ID: 617 2897 4497
Passcode: 944982

Join by SIP
61728974497@109.105.112.236
61728974497@109.105.112.235

Join by H.323
109.105.112.236
109.105.112.235
Meeting ID: 617 2897 4497
Passcode: 944982



ESITYSLISTA HÄMÄLÄIS-OSAKUNNAN MARRASKUUN 2020 VARSINAISEEN KOKOUKSEEN

Aika: 17.11.2020 klo 18.00

Paikka: Etäkokous / Hämäläis-Osakunnan 2. krs, Osakuntabaari

Muuttuvasta COVID19-pandemiatilanteesta johtuen osakunta kehottaa kaikkia osakuntalaisia osallistumaan kokoukseen etänä mielellään niin, että osakuntabaarissa kokoukseen osallistuvat vain kuraattori, sihteeri ja inspehtori, sekä tarvittaessa ääntenlaskijat ja pöytäkirjantarkastajat.

Kokouksessa käsiteltävät materiaalit, kuten ehdotetut sääntömuutokset tarkkoine muotoiluineen, sekä linkki Zoom-kokoukseen ilmestyvät 15.11. mennessä osakunnan nettisivuille osoitteeseen: https://hamalais-osakunta.fi/events/osakunnan-marraskuun-varsinainen-kokous 

 

Esityslista:

 

  1. Kokouksen avaaminen
  2. Kokouksen päätösvaltaisuus
  3. Työjärjestys
  4. Etäkokouskäytäntöjen hyväksyminen
    Taustaa: Etäkokouskäytänteet ja aikaisemmasta kokouksesta poikkeava äänestystapa ovat listattu esityslistan lopussa.
  5. Kokousvirkailijoiden valinta
  6. Ilmoitusasiat
  7. Vuoden 2020 virkailijoiden valinta loppuvuodeksi
    1. Juhla- ja ohjelmavaliokunnan puheenjohtaja
    2. Apuemäntä
  8. Hallituksen tiedonanto yleistoimintamäärärahan käytöstä kalustehankintoihin
  9. Osakunnan sääntömuutoksen 2. käsittely
    Taustaa: Osakunnan sääntöjen muuttamisesta äänestetään kahdessa peräkkäisessä osakunnan kokouksessa. Toisessa käsittelyssä ehdotukseen ei voi tehdä enää muutoksia; ehdotus tulee hyväksytyksi, jos se saa kokouksessa yli kaksi kolmasosaa annetuista äänistä. Sääntömuutosehdotusta ei käydä kokouksen aikana yksityiskohtaisesti läpi, ellei kokous sitä erikseen ehdota.
  10. Osakunnan virkailijaohjesäännön muuttamisen 2. Käsittely
    Taustaa: Ohjesääntöjen muuttamisesta tai kumoamisesta äänestetään kahdessa peräkkäisessä osakunnan kokouksessa. Toisessa käsittelyssä ehdotukseen ei voi tehdä enää muutoksia; ehdotus tulee hyväksytyksi, jos se saa kokouksessa yli puolet annetuista äänistä. Ohjesääntöjen muutosehdotuksia ei käydä kokouksen aikana yksityiskohtaisesti läpi, ellei kokous sitä erikseen ehdota.
  11. Osakunnan valiokuntien ohjesäännön kumoamisen 2. käsittely
  12. Kesken virkailijoiden toimikauden tapahtuviin sääntö- ja ohjesääntömuutoksiin liittyvien siirtymäsäännösten hyväksymisen 2. Käsittely
    Taustaa: Hyväksytään virkailijarakenneuudistukseen liittyvät siirtymäsäännökset, joissa määrätään, miten voimaantulevat sääntö- ja ohjesääntömuutokset vaikuttavat tässä kokouksessa valittaviin virkoihin.
  13. Uuden virkailijarakenteen esittely
  14. Toiminnanohjaajan valinta
  15. Sihteerin valinta
  16. Taloudenhoitajan valinta
  17. Huoneistomestarin valinta
  18. Hallituksen seitsemän (7) varsinaisen jäsenen valinta
  19. Jäsensihteerin valinta
  20. Juhla- ja ohjelmavaliokunnan puheenjohtajan valinta
  21. Ohjelmasihteerin valinta
  22. Emännän valinta
  23. Isännän valinta
  24. Apuemäntien (10) valinta
  25. Apuisäntien (10) valinta
  26. Juhlamestarien (2) valinta
  27. Laulunjohtajan valinta
  28. Lipunkantajien (6) valinta
  29. Mainosmestarin valinta
  30. Koulutusvaliokunnan puheenjohtajan valinta
  31. Koulutussihteerin valinta
  32. Maakuntavastaavan valinta
  33. Kulttuurivaliokunnan puheenjohtajan valinta
  34. Kulttuurisihteerin valinta
  35. Liikuntavaliokunnan puheenjohtajan valinta
  36. Liikuntasihteerin valinta
  37. (Mahdollinen) Uusien sääntöjen voimaantullessa perustettavan ohjelmavastaavan viran valinta
    Taustaa: Kokoukselle ehdotetaan, että siirtymäsäännöksien mukaisesti aikaisemmissa kohdissa valitut liikunta- ja kulttuurivaliokuntien puheenjohtajat voivat asettua ehdolle suuntaa-antavaan äänestykseen ohjelmavastaavan virasta. Äänestyksen perusteella osakunnan kokous toivoo, että äänestyksen voittaja valitaan ohjelmavastaavan virkaan uusien sääntöjen voimantuloa seuraavassa osakunnan kokouksessa.
  38. Ratamestarin valinta
  39. Ulkoasiainvaliokunnan puheenjohtajan valinta
  40. Ulkoasiainsihteerin valinta
  41. Tiedottajan valinta
  42. Tiedotussihteerin valinta
  43. Historioitsijan valinta
  44. Hälläpyörän päätoimittajan valinta
  45. Toimittajien (7) valinta
  46. Valokuvaajien (3) valinta
  47. Webmasterin valinta
  48. Yleisvaliokunnan puheenjohtajan valinta
  49. Yleisvaliokunnan sihteerin valinta
  50. Arkistonhoitajan valinta
  51. AV- ja ATK -vastaavien (2) valinta
  52. Galleristin valinta
  53. Kesäpaikkavastaavan valinta
  54. Saunamajurin valinta
  55. Muut esille tulevat asiat
  56. Seuraava kokous
  57. Kokouksen päättäminen

 

Ohjeita etäosallistumiseen ja ehdotetut etäkokouskäytänteet:

Etäosallistumiseen käytetään Zoom-sovellusta. Linkki etäyhteyteen ilmestyy 15.11. mennessä osakunnan nettisivuille: https://hamalais-osakunta.fi/events/osakunnan-marraskuun-varsinainen-kokous

Kokouksen alussa kaikki etäyhteydellä osallistuvat tunnistetaan videoyhteyden välityksellä: varaa tätä varten varmuuden vuoksi kuvallinen opiskelijakortti tai muu henkilötodistus. Tarvittaessa osallistujien todentamiseen voidaan käyttää jäsenrekisteriä. Kaikkien osallistujien tulee osallistua kokoukseen Zoom-yhteyden välityksellä.

Tullessasi kokoukseen ilmoitathan Zoomin chat-työkalulla kokousvirkailijoille nimesi, jäsenyystasosi (jäsen, ulkojäsen, entinen jäsen, muu) ja sähköpostiosoitteesi, jota haluat käyttää äänestyksissä.

Äänestykset:

Kokouksen äänestystilanteet toteutetaan käyttämällä Belenios-järjestelmää (https://www.belenios.org/). Tarvittaessa tai kokouksen pyytäessä käytämme Zoomin Polls-työkalua ei-suljetuissa äänestyksissä. 

Kokouksen alussa kerätään osallistujilta sähköpostiosoitteet joihin äänestykseen tarvittavat linkit lähetetään.

Järjestelmä generoi kaikille osallistujille kirjautumistunnukset ja lähettää ne ilmoitettuihin osoitteisiin.

Äännestyksen alkaessa kaikille osallistujille lähetetään sähköpostilla äänestyskohtaiset pääsytiedot, joiden avulla äänestäjä voi asettaa äänensä.

Äänestysjärjestely käydään kokouksen alussa tarkemmin läpi harjoitusäänestyksen kera.

Jos sinulla on mitään kysyttävää näistä ennen kokousta, ota yhteyttä kuraattori Topias Toloseen q@hamalais-osakunta.fi. Jos haluat testata äänestysjärjestelmää tai muuten kysyä siitä lisätietoja, ota yhteyttä Niko Moliniin niko.molin@helsinki.fi. Nämä käytänteet ehdotetaan hyväksyttäviksi kokouksen alussa.