Kokouksen materiaalit löytyvät seuraavasta kansiosta (päivittyy 16.11.): https://drive.google.com/drive/folders/1A5qRlCrEkgJBEaXsr3h9omZfv54nssFK?usp=sharing
Kokouksen Zoom-yhteystiedot ovat seuraavat. Kokoukseen otetaan kokoustajia jo klo 17:45 alkaen:
Join Zoom Meeting
https://helsinki.zoom.us/j/61728974497?pwd=d1JFbnFkR05zME5VMlNUS09CUTFPUT09
Meeting ID: 617 2897 4497
Passcode: 944982
Join by SIP
61728974497@109.105.112.236
61728974497@109.105.112.235
Join by H.323
109.105.112.236
109.105.112.235
Meeting ID: 617 2897 4497
Passcode: 944982
ESITYSLISTA HÄMÄLÄIS-OSAKUNNAN MARRASKUUN 2020 VARSINAISEEN KOKOUKSEEN
Aika: 17.11.2020 klo 18.00
Paikka: Etäkokous / Hämäläis-Osakunnan 2. krs, Osakuntabaari
Muuttuvasta COVID19-pandemiatilanteesta johtuen osakunta kehottaa kaikkia osakuntalaisia osallistumaan kokoukseen etänä mielellään niin, että osakuntabaarissa kokoukseen osallistuvat vain kuraattori, sihteeri ja inspehtori, sekä tarvittaessa ääntenlaskijat ja pöytäkirjantarkastajat.
Kokouksessa käsiteltävät materiaalit, kuten ehdotetut sääntömuutokset tarkkoine muotoiluineen, sekä linkki Zoom-kokoukseen ilmestyvät 15.11. mennessä osakunnan nettisivuille osoitteeseen: https://hamalais-osakunta.fi/events/osakunnan-marraskuun-varsinainen-kokous
Esityslista:
- Kokouksen avaaminen
- Kokouksen päätösvaltaisuus
- Työjärjestys
- Etäkokouskäytäntöjen hyväksyminen
Taustaa: Etäkokouskäytänteet ja aikaisemmasta kokouksesta poikkeava äänestystapa ovat listattu esityslistan lopussa. - Kokousvirkailijoiden valinta
- Ilmoitusasiat
- Vuoden 2020 virkailijoiden valinta loppuvuodeksi
- Juhla- ja ohjelmavaliokunnan puheenjohtaja
- Apuemäntä
- Hallituksen tiedonanto yleistoimintamäärärahan käytöstä kalustehankintoihin
- Osakunnan sääntömuutoksen 2. käsittely
Taustaa: Osakunnan sääntöjen muuttamisesta äänestetään kahdessa peräkkäisessä osakunnan kokouksessa. Toisessa käsittelyssä ehdotukseen ei voi tehdä enää muutoksia; ehdotus tulee hyväksytyksi, jos se saa kokouksessa yli kaksi kolmasosaa annetuista äänistä. Sääntömuutosehdotusta ei käydä kokouksen aikana yksityiskohtaisesti läpi, ellei kokous sitä erikseen ehdota. - Osakunnan virkailijaohjesäännön muuttamisen 2. Käsittely
Taustaa: Ohjesääntöjen muuttamisesta tai kumoamisesta äänestetään kahdessa peräkkäisessä osakunnan kokouksessa. Toisessa käsittelyssä ehdotukseen ei voi tehdä enää muutoksia; ehdotus tulee hyväksytyksi, jos se saa kokouksessa yli puolet annetuista äänistä. Ohjesääntöjen muutosehdotuksia ei käydä kokouksen aikana yksityiskohtaisesti läpi, ellei kokous sitä erikseen ehdota. - Osakunnan valiokuntien ohjesäännön kumoamisen 2. käsittely
- Kesken virkailijoiden toimikauden tapahtuviin sääntö- ja ohjesääntömuutoksiin liittyvien siirtymäsäännösten hyväksymisen 2. Käsittely
Taustaa: Hyväksytään virkailijarakenneuudistukseen liittyvät siirtymäsäännökset, joissa määrätään, miten voimaantulevat sääntö- ja ohjesääntömuutokset vaikuttavat tässä kokouksessa valittaviin virkoihin. - Uuden virkailijarakenteen esittely
- Toiminnanohjaajan valinta
- Sihteerin valinta
- Taloudenhoitajan valinta
- Huoneistomestarin valinta
- Hallituksen seitsemän (7) varsinaisen jäsenen valinta
- Jäsensihteerin valinta
- Juhla- ja ohjelmavaliokunnan puheenjohtajan valinta
- Ohjelmasihteerin valinta
- Emännän valinta
- Isännän valinta
- Apuemäntien (10) valinta
- Apuisäntien (10) valinta
- Juhlamestarien (2) valinta
- Laulunjohtajan valinta
- Lipunkantajien (6) valinta
- Mainosmestarin valinta
- Koulutusvaliokunnan puheenjohtajan valinta
- Koulutussihteerin valinta
- Maakuntavastaavan valinta
- Kulttuurivaliokunnan puheenjohtajan valinta
- Kulttuurisihteerin valinta
- Liikuntavaliokunnan puheenjohtajan valinta
- Liikuntasihteerin valinta
- (Mahdollinen) Uusien sääntöjen voimaantullessa perustettavan ohjelmavastaavan viran valinta
Taustaa: Kokoukselle ehdotetaan, että siirtymäsäännöksien mukaisesti aikaisemmissa kohdissa valitut liikunta- ja kulttuurivaliokuntien puheenjohtajat voivat asettua ehdolle suuntaa-antavaan äänestykseen ohjelmavastaavan virasta. Äänestyksen perusteella osakunnan kokous toivoo, että äänestyksen voittaja valitaan ohjelmavastaavan virkaan uusien sääntöjen voimantuloa seuraavassa osakunnan kokouksessa. - Ratamestarin valinta
- Ulkoasiainvaliokunnan puheenjohtajan valinta
- Ulkoasiainsihteerin valinta
- Tiedottajan valinta
- Tiedotussihteerin valinta
- Historioitsijan valinta
- Hälläpyörän päätoimittajan valinta
- Toimittajien (7) valinta
- Valokuvaajien (3) valinta
- Webmasterin valinta
- Yleisvaliokunnan puheenjohtajan valinta
- Yleisvaliokunnan sihteerin valinta
- Arkistonhoitajan valinta
- AV- ja ATK -vastaavien (2) valinta
- Galleristin valinta
- Kesäpaikkavastaavan valinta
- Saunamajurin valinta
- Muut esille tulevat asiat
- Seuraava kokous
- Kokouksen päättäminen
Ohjeita etäosallistumiseen ja ehdotetut etäkokouskäytänteet:
Etäosallistumiseen käytetään Zoom-sovellusta. Linkki etäyhteyteen ilmestyy 15.11. mennessä osakunnan nettisivuille: https://hamalais-osakunta.fi/events/osakunnan-marraskuun-varsinainen-kokous
Kokouksen alussa kaikki etäyhteydellä osallistuvat tunnistetaan videoyhteyden välityksellä: varaa tätä varten varmuuden vuoksi kuvallinen opiskelijakortti tai muu henkilötodistus. Tarvittaessa osallistujien todentamiseen voidaan käyttää jäsenrekisteriä. Kaikkien osallistujien tulee osallistua kokoukseen Zoom-yhteyden välityksellä.
Tullessasi kokoukseen ilmoitathan Zoomin chat-työkalulla kokousvirkailijoille nimesi, jäsenyystasosi (jäsen, ulkojäsen, entinen jäsen, muu) ja sähköpostiosoitteesi, jota haluat käyttää äänestyksissä.
Äänestykset:
Kokouksen äänestystilanteet toteutetaan käyttämällä Belenios-järjestelmää (https://www.belenios.org/). Tarvittaessa tai kokouksen pyytäessä käytämme Zoomin Polls-työkalua ei-suljetuissa äänestyksissä.
Kokouksen alussa kerätään osallistujilta sähköpostiosoitteet joihin äänestykseen tarvittavat linkit lähetetään.
Järjestelmä generoi kaikille osallistujille kirjautumistunnukset ja lähettää ne ilmoitettuihin osoitteisiin.
Äännestyksen alkaessa kaikille osallistujille lähetetään sähköpostilla äänestyskohtaiset pääsytiedot, joiden avulla äänestäjä voi asettaa äänensä.
Äänestysjärjestely käydään kokouksen alussa tarkemmin läpi harjoitusäänestyksen kera.
Jos sinulla on mitään kysyttävää näistä ennen kokousta, ota yhteyttä kuraattori Topias Toloseen q@hamalais-osakunta.fi. Jos haluat testata äänestysjärjestelmää tai muuten kysyä siitä lisätietoja, ota yhteyttä Niko Moliniin niko.molin@helsinki.fi. Nämä käytänteet ehdotetaan hyväksyttäviksi kokouksen alussa.