Osakunnan tammikuun varsinainen kokous

Päiväys: 18/01/2021
Aika: 18:50  -  20:50

Osakunnan tammikuun varsinainen kokous järjestetään etänä Zoomissa! Kokouksessa on tarjolla muun muassa viestintävaliokunnan puheenjohtajan, tiedottajan, juhlamestarien virat.

Zoom-yhteys: https://helsinki.zoom.us/j/65549902301?pwd=Q1FJSXJKUzhvdnFqSko5RGdySXZIdz09

Kokouksen materiaalikansio (materiaalit päivitetään tänne 15.1.): https://drive.google.com/drive/folders/1E7ZtpH5WIIweHYlrB5vFjjcoW_Lf1pKO?usp=sharing

 

ESITYSLISTA HÄMÄLÄIS-OSAKUNNAN TAMMIKUUN 2021 VARSINAISEEN KOKOUKSEEN

 

Aika: 18.1.2021 klo 18.00

Paikka: Hämäläis-Osakunnan 2. krs, Osakuntabaari / Zoom-yhteys

 

Linkki Zoom-yhteyteen ja kokouksen materiaalikansioon löytyvät osakunnan nettisivuilta: https://hamalais-osakunta.fi/events/osakunnan-tammikuun-varsinainen-kokous

 

Esityslista

 

  1. Kokouksen avaaminen

  2. Kokouksen päätösvaltaisuus

  3. Etäkokouskäytänteiden hyväksyminen

  4. Työjärjestys

  5. Kokousvirkailijoiden valinta

  6. Hiljainen hetki Oskar Ingeliuksen muistolle

  7. Ilmoitusasiat

  8. Pian väistyvän kuraattorin tervehdys

  9. Kirjaston johtokunnan jäsenten valinta (5-7 kpl, eri tiedekunnista)

  10. Stipendilautakunnan jäsenten valinta (3-5 jäsentä, joista väh. 1 on osakunnan jäsen ja väh. 1 osakunnan aluetta edustava henkilö)

  11. Vuoden 2021 jäljellä olevien avointen virkojen valinta

    1. Juhla-ja ohjelmavaliokunnan puheenjohtajan valinta

    2. Ohjelmasihteerin valinta

    3. Apuemäntien (3 kpl) valinta

    4. Juhlamestareiden valinta

    5. Lipunkantajien (6 kpl) valinta

    6. Maakuntavastaavan valinta

    7. Liikuntasihteerin valinta

    8. Tiedottajan valinta

    9. Tiedotussihteerin valinta

    10. Historioitsijan valinta

    11. Toimittajien (4 kpl) valinta

    12. Valokuvaajien (2-3 kpl) valinta

    13. Webmasterin valinta

    14. Yleisvaliokunnan sihteerin valinta

  12. Osakunnan kokousten koollekutsumiseen käytettävistä virallisista ilmoituskanavista päättäminen

  13. Osakunnan sääntöjen muuttamisen 2. käsittely

  14. Stipendiohjesäännön muuttamisen 2. käsittely

  15. Etäkokousohjesäännön antamisen 2. käsittely

  16. Osakunnan sääntöjen liitteiden päivitys

    1. Lähetekeskustelu osakunnan sääntöjen liitteen 1 (osakunnan alue) päivittämiseksi

    2. Osakunnan sääntöjen liitteen 2 (valiokunnat ja kerhot) päivitys

    3. Osakunnan sääntöjen liitteen 3 (ohjesäännöt) päivitys

  17. Hämäläis-Osakunnan tanssikerhon sääntöjen muuttaminen

  18. Muut esille tulevat asiat

  19. Seuraava kokous

  20. Kokouksen päättäminen

 

Ohjeita etäosallistumiseen ja ehdotetut etäkokouskäytänteet:

Etäosallistumiseen käytetään Zoom-sovellusta. Linkki Zoom-kokoukseen löytyy osakunnan nettisivujen tapahtumakalenterista (linkki yllä).

 

Kokouksen alussa kaikki etäyhteydellä osallistuvat tunnistetaan videoyhteyden välityksellä: varaa tätä varten varmuuden vuoksi kuvallinen opiskelijakortti tai muu henkilötodistus. Tarvittaessa osallistujien todentamiseen voidaan käyttää jäsenrekisteriä. Kaikkien osallistujien tulee osallistua kokoukseen Zoom-yhteyden välityksellä.

Tullessasi kokoukseen ilmoitathan Zoomin chat-työkalulla kokousvirkailijoille nimesi ja jäsenyystasosi (jäsen, ulkojäsen, entinen jäsen, ei-jäsen).

 

Äänestykset:
Äänestyksissä käytetään oletusarvoisesti Zoom Anonymous Polling -työkalua. Kaikki osallistujat äänestävät samalla tavalla. Äänestyksen ajaksi ei-äänioikeudellisille osallistujille annetaan co-host-oikeudet, heidät siirretään Breakout-tiloihin tai heidät poistetaan kokouksesta, jotta vain äänioikeudelliset osallistujat voivat äänestää. Tarvittaessa ennen äänestyksiä suoritetaan nimenhuuto, jotta varmistutaan äänivaltaisten kokoustajien määrästä.

 

Äänestysjärjestely käydään kokouksen alussa tarkemmin läpi harjoitusäänestyksen kera.

 

Tarvittaessa tai kokouksen niin pyytäessä käytetään sähköpostitse toteutettua suljettua lippuäänestystä. Tällaisessa tilanteessa käytetään Belenios-järjestelmää (https://www.belenios.org/).

 

Jos sinulla on mitään kysyttävää näistä ennen kokousta, ota yhteyttä kuraattori Topias Toloseen q@hamalais-osakunta.fi. Nämä käytänteet ehdotetaan hyväksyttäviksi kokouksen alussa.