Tällä sivulla tiedotetaan osakuntalaisia virkailijarakenteen uudistamisesta ja siihen liittyvistä vaikuttamismahdollisuuksista. Uudistuksesta voi kysyä ja kannustetaan kysymään kuraattorilta kaikissa uudistuksen vaiheista tai mistä tahansa asiasta (Topias Tolonen, 040 534 5896, q@hamalais-osakunta.fi).
Päivitys 9.10.: valittu ehdotus ja sen pohjalta tehtyjen sääntömuutosehdotusten kommentointi
Ehdotukset, kommentointiohjeet ja muut löydät alta.
Keskiviikkona 7.10. järjestetty keskustelutilaisuus osakunnalla ei nähnyt ehdotuksessa tarvetta suurille muutoksille ja koki, että ehdotukseen pohjautuvia sääntömuutoksia kannattaa alkaa valmistelemaan 19.10. osakunnan kokousta varten.
Muutama yksityiskohta virkailijarakenteessa päätettiin jättää osakunnan kokouksen päätettäväksi (esimerkiksi kysymys emännän ja isännän nimikkeen päivittämisestä), ja yleisesti uusien virkojen nimikkeisiin toivottiin vielä kommentteja ja ehdotuksia. Lisäksi päätettiin, että tähän sääntö- ja ohjesääntöuudistukseen ei aikataulun vuoksi selvitetä mahdollisuutta laajentaa ulkojäsenten oikeuksia tai amk-opiskelijoiden mahdollisuutta liitty ulkojäseniksi. Kuraattori lupasi ottaa nämä kysymykset selvitykseen alkuvuoden 2021 aikana.
Virkailijamalliehdotus 7.10.:
Tekstiversio, jossa esim. vastuualueiden siirto ja mahdollisuus kommentoida virkojen nimikkeitä: https://docs.google.com/document/d/122ih8F7YPLmfDdmGY4VvTxWGrZo7mDXhCU6aq6FmNeU/edit?usp=sharing
Kommentoi sääntöehdotuksia 9.-12.10.: https://drive.google.com/drive/folders/1DRJNH-VW7-VZqMR45Rz8KbfnBSQQxctJ?usp=sharing
Aikataulu:
9.10.-12.10. alustavien sääntöehdotusten sähköinen kommentointi, ks. yllä
13.10. työstö kommentoinnin pohjalta klo 18-20.30 (osakunta ja zoom, ilmo: https://hamis.nettilomake.fi/form/10187)
13.-14.10. mahdollisuus kommenteille, viimeiset kommentit
14.10. työstö, viimeistellään pohjaesitykset ja mahd. äänestykset osakunnan kokoukseen klo 19 alkaen (osakunta ja zoom, ilmo: https://hamis.nettilomake.fi/form/10187)
15.10. ehdotukset valmiiksi osakunnan kokousta varten, sekä muutosesityslomakkeen avaaminen osakunnan kokousta varten
19.10. osakunnan kokous
Osakunnan kokouksen 19.10. alustavat ohjeet, toimintatavat ja mahdolliset koronatoimenpiteet sekä osakunnalle tuotavat esitykset ja äänestysehdotukset ilmoitetaan seuraavan viikon aikana.
-Topias, Aino, Anniliina, Ville
Syyskuun ylimääräisen kokouksen päätös ja linkki aikaisemmin työstettyihin asioihin:
Osakunnan syyskuun ylimääräinen kokous teki virkailijarakenteeseen liittyen seuraavat päätökset, ja tällä sivulla taustoitetaan uudistuksen seuraavia vaiheita sekä mahdollisuuksia vaikuttaa muutokseen. Päätöksen ja siihen liittyvän valmistelun taustoja (ml. aikaisemmat uudistuksen vaiheet) avataan muun muassa tässä: https://docs.google.com/presentation/d/1GIEIlWVqYdLTw5zoTxKzSGbB24Ot9fFi65D6dnes2dk/edit?usp=sharing
”Päätettiin valtuuttaa kuraattori, päävirkailijat ja muut halukkaat jatkamaan virkailijarakenteen työstöä ja valmistelemaan sääntö. ja ohjesääntömuutosehdotuksia siihen liittyen seuraavien raamien mukaisesti:
Hallituksen jäsenet valitaan erikseen varsinaisen hallituksen jäsenen virkaan. Hallituksen jäsenet saavat hakea ja ottaa muitakin virkoja. Valiokunnat muodostavat joustavia tiimejä, joihin valitaan virkailijoita ilman tarkkaan määrättyjä nimikkeitä. Valiokuntia on kuusi; Kulttuuri- ja Liikuntavaliokunta yhdistetään. Valiokuntien ja kerhojen lisäksi on irtotiimejä. Valiokuntiin valitaan kuhunkin yksi johtohenkilö.
Kun valittu malli on jatkotyöstetty, valtuutetaan kuraattori ja päävirkailijat järjestämään kaikille avoin keskustelutilaisuus hyvissä ajoin ennen lokakuun varsinaista kokousta. Keskustelutilaisuudessa päätetään, voiko jatkotyöstettyä mallia varten alkaa valmistelemaan sääntömuutoksia lokakuun osakunnan kokousta varten.”
Valitut raamit uudistukselle:
Olennaisia muutoksia nykytilaan ehdotuksen raameissa on muutama:
- Hallituksen jäsenet valittaisiin kuten ennenkin, mutta jatkossa hallituksen jäsen saisi ottaa hallituspestinsä ohelle haluamansa muun viran, esimerkiksi apuisännyyden tai kerhon puheenjohtajuuden.
- Valiokuntien sisäistä virkailijarakennetta muokattaisiin niin, että tarkasti määriteltyjen virkailijamääritelmien sijaan valiokunnat koostuisivat pääosin puheenjohtajasta ja ”valiokunnan yleisvirkailijoista”, jotka tekisivät puheenjohtajan johdolla valiokunnalle määrättyjä tehtäviä. Selkeät ja isot virkailijakohtaiset vastuut, esimerkiksi kesäpaikkavastaava, ratamestari ja juhlamestarit, säilyisivät nykyisellään. Lisäksi ohjesääntöjä muokattaisiin niin, että esimerkiksi isännistö, emännistö ja hälläpyörän toimitus muodostaisivat omat yksikkönsä, eivätkä kuuluisi suoraan minkään valiokunnan alle.
- Lisäksi Kulttuuri- ja Liikuntavaliokunta yhdistettäisiin
Näiden raamien sisään mahtuu kuitenkin vielä paljon muokattavaa ja pohdittavaa: mitkä ovat virat, jotka säilyvät sellaisenaan? Mitkä on tiettyjen virkailijoiden vastuut ja keskinäiset suhteet? Virkailijoiden ja valiokuntien nimet? Mikä virka kuuluu mihinkin valiokuntaan? Halutaanko virkailijarakenteeseen, sääntöihin tai ohjesääntöihin tehdä muita muutoksia?
Mitä seuraavaksi tapahtuu? Mitkä ovat vaikutusmahdollisuuteni uudistuksessa?
Seuraava iso tavoite on saada lukittua tarkat speksit uudistukselle (konkreettisesti: mitkä ovat muutokset, jotka koskevat jokaista valiokuntaa ja virkaa), sekä leipoa nämä uudistukset sääntöehdotuksiksi, jotka on tarkoitus hyväksyä osakunnan kokouksessa 19.10. Tekemistä on siis paljon, ja aikaa on siis vähän. Pahoittelemme lyhyttä varoitusaikaa kaikessa kommentointiajasta, ja kannustamme asiasta kiinnostuneita varaamaan aikaa kommentointiin ja ehdotuksista viestimiseen. Kaikki aikaisemmat kommentit (myös yksityiskohtaisemmat kommentit kuin mitä raamit antavat) otetaan huomioon myös jatkovalmistelussa, ja niihin liittyviä esityksiä kommentoidaan jatkomateriaaleissa.
Alla on lueteltu päivittyvä aikataulu seuraaville askeleille, parhaat vaikuttamismahdollisuudet kursiivilla.
28.9. ylimääräinen osakunnan kokous (ks. päätökset yllä)
29.9-7.10. mallin hiominen
2.10. viestintä aikataulusta ja osallistumismahdollisuuksista
3.10. päävirkailijoiden ja kuraattorin työpaja, jossa tehdään alustava ehdotus aikaisemmin kerättyjen yksityiskohtaisten kommenttien perusteella
3.10.-6.10. sähköinen kommentointi ehdotukselle (https://hamis.nettilomake.fi/form/10186)
6.10. avoin työstö kommentoinnin pohjalta ja esityksen muokkaaminen klo 17 alkaen (kaikki osakuntalaiset tervetulleita, https://hamis.nettilomake.fi/form/10187)
6.10. kommentoinnin pohjalta kuraattori ja sääntöorientoituneet osakuntalaiset luonnostelevat sääntöluonnoksia (jos tiedät, että ajattelen sinua tässä tai haluat osallistua, hmu t. topias)
7.10. keskustelutilaisuus klo 19, jossa edelleen hiotaan esitystä ja päätetään, jatketaanko valmistelua sääntömuutosten osalta lokakuun kokoukseen (28.9. päätöksessä mainittu keskustelutilaisuus)
7.10.-14.10. sääntöjen työstö ja hiominen
9.10.-12.10. alustavien sääntöehdotusten sähköinen kommentointi (linkki tänne myöhemmin)
12.10. työstö kommentoinnin pohjalta
12.-14.10. viimeiset kommentit
14.10. avoin työstö kommentoinnin pohjalta klo 17 alkaen ja ehdotukset valmiiksi osakunnan kokousta varten, sekä muutosesityslomakkeen avaaminen osakunnan kokousta varten
19.10. osakunnan kokous
Tulevaa kommentointia varten syyskuun aikaisesta lomakkeesta voi katsoa inspiraatiota esitetyistä muutosesityksistä ja erilaisista vaihtoehdoista:
https://hamis.nettilomake.fi/form/9966.
Kaikki huolet ja murheet sekä kaikkea prosessissa olevaa voi kommentoida kuraattorille ja päävirkailijoille milloin tahansa, huolimatta yllä kuvatuista vaikuttamismahdollisuuksista. Ilmestyvät materiaalit päivitetään mahdollisuuksien mukaan tänne sekä tarvittaessa sosiaalisiin medioihin uudistuksen edetessä.
Kiitos kaikille aktiivisuudesta!
Topias, Aino, Anniliina, Ville